Kaj je e-račun in kako se razlikuje od elektronskega računa?
Elektronski račun je vsak račun, ki ga ne prejmemo v fizični obliki, najpogosteje govorimo o PDF in Word formatu, torej oblika ni standardizirana. Najpogosteje ga pošljemo in prejmemo prek e-pošte. Zapis e-računa pa je standardiziran in zakonsko predpisan v XML obliki.
Kakšna je razlika in kako nam olajša poslovanje?
- PDF ali Word oblika računa je enaka fizični obliki računa, le da ga lahko pošljemo ali prejmemo v elektronski obliki (najpogosteje prek e-maila). To pomeni, da jih računovodje še vedno knjižijo tako, da vse podatke, ki so na računu, torej datum opravljene storitve, datum valute, znesek in podobno, vnesejo ročno.
- XLM oblika pa je oblika računa, ki je točno določeno predpisana in jo je možno neposredno uvoziti v različne programe. To pomeni, da program prepozna vse postavke na računu in jih avtomatsko zapiše ter tako omogoča zmanjšanje morebitnih napak pri knjiženju, prav tako pa tudi bistveno olajša sam proces knjiženja.
Kaj lahko stori vsak podjetnik?
Korak 1: Pri svojem računovodskem servisu preveri, ali uporablja program, ki omogoča pošiljanje in prejemanje e-računov (npr. Vasco, Minimax oziroma drugi).
Korak 2: Podjetniku so na voljo 3 načini pošiljanja e-računa.
- E-pošta, e-račun se iz računovodskega programa enostavno pošlje na e-pošto prejemnika. Prejemnik na e-mail prejme XML datoteko, ki jo uvozi v svoj računovodski program.
- Banka: Podjetnik lahko svoje izdane račune uvozi v svoj bančni program, ki jih potem prepošlje kupcem. Podjetnik se mora za to opcijo predhodno prijaviti na banki kot izdajatelj e-računov.
- Drugi ponudniki: Poznamo več ponudnikov izmenjave e-računov, preveriti moramo, kateri je povezan z računovodskim sistemom in se pri njemu registrirati (npr. Vasco in Minimax sta povezana z sistemom ZZI imenovanim BizBox).
Korak 3: Če podjetnik pošilja e-račune proračunskim uporabnikom, potrebuje še kvalificirano digitalno potrdilo.
Korak 4: Zavedati se moramo, da se mora stranka strinjati s prejemom e-računa.
Korak 5: Glede na način, ki ga je podjetnik izbral za pošiljanje e-računov, e-račun uvozi v svoj računovodski program.
Kakšne prednosti e-račun prinaša podjetniku?
Izdajanje e-računa je hitrejše in enostavnejše, e-račun prispe do naslovnika v trenutku.
Z uporabo e-računa ne potrebujemo več poštnih storitev.
Lažje shranjevanje in evidentiranje. Ni potrebe več po mapah polnih fizičnih računov.
Enostavnejša preglednost poslovanja, v trenutku lahko pogledamo izdane in prejete e-račune glede na znesek, mesec ipd.
Z e-računi skrbimo tudi za svoje okolje.
