Podrobno beleženje delovnega časa

20. 11. 2023 so stopile v veljavo določbe Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Določbe Zakona so od sprejema do danes predmet dopolnitev, sprememb in pojasnjevanja, zato je mogoče in verjetno, da nas v zvezi s tem čakajo dodatne spremembe in pojasnila. V nadaljevanju je Miha Šercer, odvetnik iz Odvetniške pisarne Šisernik–Šercer, povzel glavne novosti in spremembe.

• Evidentiranje prihoda na delo in odhoda z dela

Zakon po novem izrecno zahteva, da delodajalci evidentirajo točen čas prihoda delavcev na delo in odhoda z dela. Marsikateri delodajalec se je do zdaj temu upiral, misleč, da se bodo s tem nabirale nadure, ki jih sicer ne priznava, vendar je takšna bojazen odveč, če delodajalec vzpostavi ustrezen sistem delovnega časa.

Delodajalec namreč lahko določi, da se ne glede na dejansko evidentiran delovni čas kot efektivni delovni čas, ki je tudi podlaga za obračun plače, šteje samo točno določen čas, v katerem se zahteva obvezna prisotnost delavca, npr. od 6. do 14. ure. Takšen način pride v poštev predvsem pri delodajalcih, kjer je delovni čas bolj ali manj fiksen oziroma dejansko ni potreb po delu zunaj polnega delovnega časa, z njim pa se prepreči, da bi si delavci po nepotrebnem kopičili delovne ure, tj. ustvarjali nadure, s predčasnimi prihodi oziroma kasnejšimi odhodi, ki jih delodajalec ne zahteva in tudi sicer niso nujni za nemoten potek delovnega procesa. Če vseeno pride do potrebe po delu zunaj rednega delovnega časa, pa bo to izrecno odredil oziroma odobril delodajalec, s tem ustvarjen presežek pa bo bodisi izrabljen kot t. i. plus ure ali pa izplačan kot nadure. Bistveno je, da so s takšnim režimom delavci vnaprej seznanjeni (pravilnik!), da lahko temu prilagodijo svoje ravnanje, da torej vnaprej vedo, da jim ni treba biti na delu več, kot predpisuje delovni čas, in da se evidentiran čas zunaj tega okvira ne bo štel v (efektivni) delovni čas.

Drugi način, ki pride v poštev predvsem v delovnih okoljih, kjer se delavcem pušča večja svoboda (fleksibilnost) glede razporejanja delovnega časa, je, da se v efektivni delovni čas posameznega meseca sicer vštevajo vse evidentirane ure dela, da pa so delavci eventualni presežek nad polnim delovnim časom dolžni porabiti v obliki prostih ur oziroma dni do konca meseca. Možnost je tudi prenos določenega števila t. i. plus ur v naslednji mesec. Tudi pri tem načinu je ključno, da so delavci vnaprej seznanjeni s tem (pravilnik!), da jim v principu ni treba biti na delu več kot poln delovni čas in da so si sami dolžni organizirati prihod na delo in odhod z dela na način, da delo opravijo v rednem delovnem času ter da se morebitne opravljene ure nad polnim delovnim časom ne bodo upoštevale (oziroma bodo na koncu meseca, če ne bodo izrabljene, brisane, če ne bodo izrecno zahtevane oziroma odobrene s strani delodajalca.

• Evidentiranje odmora med delovnim časom (malica)

Zakon po novem zahteva, da delodajalci zagotovijo evidenco tudi glede izrabe odmora med delovnim časom, vključno z obsegom (trajanjem) tega odmora. Zakon tega izrecno ne zahteva, vendar je praktično edini način, da se zadosti zakonski zahtevi, da se beleži točen čas izrabe te pravice (začetek in konec). Za to so delodajalcem na voljo številna programska orodja (registrirne postaje oziroma nalepke NFC, telefonske aplikacije, registrirni programi na računalniku …), na delavcih pa je, da ta orodja tudi dejansko uporabljajo.

• Seznanitev delavcev z evidenco

Zakon zahteva, da delodajalci enkrat mesečno delavce seznanijo z evidenco njihovega delovnega časa. Tej obveznosti delodajalci zadostijo bodisi z mesečnim izpiskom iz evidence bodisi na način, da delavcem zagotovijo dostop do njihove evidence delovnega časa.

• Obvezna hramba evidenc na kraju opravljanja dela, če se to ne izvaja na sedežu družbe.

Ena izmed novosti je tudi obveznost delodajalca, da na sedežu oziroma kraju opravljanja dela hrani evidenco o izrabi delovnega časa in vso dokumentacijo, na podlagi katere se vpisujejo podatki v evidenco.

Kako preprosto voditi delovni čas zaposlenih?

Podjetje Vasco je razvilo spletno aplikacijo eDan in mobilno aplikacijo mDan, ki sta namenjeni preprostemu vodenju delovnega časa zaposlenih. S svojimi funkcionalnostmi pokrivata vse zakonsko zahtevane evidence ur zaposlenih in rešujeta vsakdanje težave vodenja delovnega časa zaposlenih v podjetju.

Znotraj spletne aplikacije lahko vsak delavec ureja svoje ure, prihod/odhod z dela, malico, bolniške dopuste, dopuste itd. Dovoljene funkcije so odvisne od pravic, ki mu jih je podelil administrator. Ta lahko ureja podatke vsem delavcem, omogočeni so tudi interni vodje, ki lahko urejajo podatke le svoji skupini delavcev. eDan omogoča delavcem pregleden vpogled v evidenco dodatnih in manjkajočih ur znotraj posameznega meseca, kot tudi dnevni, tedenski in mesečni pregled prisotnosti in tako zagotovljen zakonski vpogled v svoje ure. Aplikacija ponuja tudi vse funkcije za aktivno evidenco delovnega časa, torej lahko zaposleni prek spleta zavedejo prihod/odhod z dela, malice in vse preostale odsotnosti.

Mobilna aplikacija je namenjena aktivaciji prihoda/odhoda z dela, malicam, pregledu svojih ur, časovnic itd. Vsak delavec vidi le svoje podatke, medtem ko administrator lahko vidi in ureja podatke vseh delavcev (ali vodja svoji skupini delavcev). Uporabna je tudi za aktivacijo dela na terenu, dela od doma itd.

Za še lažjo aktivacijo prihoda/odhoda na delo (in tudi kontrolo lokacije) in malice so podprli tudi nalepko NFC, ki se lahko namesti na vhodne/izhodne točke podjetja. Zaposleni, ki pride na delo, telefon le približa nalepki, nakar se mDan aktivira avtomatsko in ponudi/zabeleži prihod. Enako se nalepka uporablja tudi za izhode, kot je zabeležen odhod domov, malica itd.

Za vsa dodatna vprašanja nas lahko kontaktirate na info@fin-servis.si oz. se obrnete na svojega svetovalca.

Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti je po objavi dopolnitev področja evidenc o izrabi delovnega časa z Zakonom o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), objavilo tudi naknadna uradna pojasnila. > Kliknite in prenestite uradna pojasnila.